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Siemens hipath 3350 v8 Seite 4

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User Manual 0-3
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1 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
1.1 Target Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
1.2 Functions Description/Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
1.3 User Interfaces from HiPath Xpressions Compact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2
1.4 Signaling Incoming Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
1.4.1 Visual or Acoustic Signaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
1.4.2 E-mail Signaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
2 General Information on Mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.1 Mailbox Classes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.2 Functions Available to Callers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3
2.3 Information Mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
2.4 Switchboard / Auto-Attendant Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
2.5 Group Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
2.6 Distribution of Voice Messages According to Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
2.7 Distribution of Messages to All Mailbox Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
2.8 Order of Message Inquiry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
3 Mailbox Use and Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
3.1 HiPath Xpressions Compact User Interfaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
3.2 Accessing the Mailbox System / Code Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
3.3 Navigating through the Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
3.4 Individual Mailbox Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
3.4.1 Querying Mailbox Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
3.4.2 Recording and Selecting Greetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
3.4.3 Recording a Private Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
3.4.4 Setting Control Parameters for Greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
3.4.5 Activating and Deactivating Message Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
3.4.6 Changing the Mailbox Code Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
3.4.7 Changing the Code Number for Private Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
3.4.8 Notification Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
3.4.8.1 Activating and Deactivating the Notification Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
3.4.8.2 Entering and Selecting Notification Call Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
3.4.9 Substitute Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
3.4.9.1 Activating / Deactivating the Substitute Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
3.4.9.2 Selecting and Entering the Substitute’s Extension Number . . . . . . . . . . . . . 3-13
3.4.10 Setting Up Auto-Attendant Speed-Dialing Destination Numbers . . . . . . . . . . . 3-14
3.4.11 Selecting a Language for User Prompts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
3.4.12 Changing a User Name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
… 4 …

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