3. Meldteksten
3.1 Algemeen
Naar verwachting zullen er in uw keuzemenu of call center meldteksten toegepast worden, zoals:
een tekst die een beller hoort wanneer uw organisatie gesloten is
een tekst die de beller hoort voor het maken van een keuze
een tekst die de beller eenmalig hoort wanneer call center medewerkers bezet zijn
een tekst die de beller terugkerend hoort wanneer call center medewerkers bezet blijven
Het aanleveren van deze meldteksten (ook wel ‘voice prompts’ genoemd) voor uw One Net omgeving zal
door u als klant dienen te gebeuren. Om de teksten eenvoudig en goed (met de juiste specificaties) op te
nemen kunt u de BroadSoft recorder app gebruiken (zie hoofdstuk 5). Ook is het mogelijk en in veel
gevallen aan te raden om voor deze belangrijke ‘visitekaartjes’ een professional in te schakelen. Zie
paragraaf 3.4 voor meer informatie over professionele ondersteuning daarbij.
Enkele tips voor meldteksten zijn de volgende:
benoemd geen dagdeel (zoals goedemorgen of goedendag), ook al wordt de tekst alleen op een
bepaalde tijdstip afgegeven
maak verwijzingen naar bijvoorbeeld uw website voor openingstijden (de tekst blijft dan universeel
en de klant heeft de mogelijkheid actie te ondernemen en meer informatie te vinden)
maak geen gebruik van verklein-/vergrootwoorden. Hou het kort en bondig in een zakelijke sfeer,
vertel wat je moet vertellen
gebruik geen woorden die een negatief signaal afgeven (nog bezet, niet bereikbaar etc.)
gebruik een goede stem; een vrolijke stem kan een minder prettige boodschap (gesloten) toch als
een positieve boodschap brengen
zorg voor een kleine stilte bij begin en einde (1 sec) van de in te spreken voice-promts en zorg voor
goede stiltes (korte adempauze zonder dat het te horen is tussen de zinnen)
communiceer tijdig de mogelijke keuzes binnen het keuze menu; deze zijn namelijk alleen tijdens
het ‘afspelen’ van de meldtekst te kiezen
Enkele voorbeeld teksten:
gesloten tekst: “
Welkom bij [bedrijfsnaam] (kleine pauze) wij zijn op het moment gesloten (kleine
pauze) zie www.[uw website].nl voor onze openingstijden”
keuze tekst: “
Welkom bij [bedrijfsnaam] (kleine pauze) belt u voor het maken van een afspraak kies
dan 1 (kleine pauze) voor overige vragen kiest u 2 (kleine pauze) indien u geen keuze maakt wordt
de verbinding verbroken”
welkomsttekst (eenmalig): “
Welkom bij [bedrijfsnaam] (kleine pauze) onze medewerkers zijn in
gesprek (kleine pauze) een ogenblik geduld alstublieft”
wachttekst: “
onze medewerkers zijn in gesprek (kleine pauze) een ogenblik geduld alstublieft”
Bovenstaande voorbeelden dienen ter inspiratie. Bij de eerste oplevering wacht u met het inspreken tot de
inventarisatie fase is afgerond. Uw projectmanager zal u tijdig vragen om de ingesproken meldteksten.
